Comment entretenez-vous vos relations avec vos fournisseurs ?

Que ce soit pour des commandes, des demandes d’informations, des erreurs de facturation ou des échanges de produits, votre organisation communique très fréquemment avec vos fournisseurs.

Mais comment faites-vous pour mesurer la qualité de la relation entre vous et ces derniers ?

Lors des négociations avec vos fournisseurs, avez-vous en main tous les arguments pour qu’ils rehaussent la qualité de leur prestation envers votre organisation ?

En tant que gestionnaire, il est important d’avoir les coudées franches lors d’une négociation. Vous ne pouvez pas vous permettre, lors de demandes importantes, de ne pas avoir le portrait entier de la situation. Il en va de même pour vos ressources responsables des approvisionnements.

Mais comment s’y prendre pour s’assurer d’avoir un dossier complet sur nos fournisseurs ?

La solution : Le dossier fournisseur électronique

La plupart de nos clients rencontrés dans les dernières années avaient une méthode de classement d’information sur leurs fournisseurs qui ressemblait à celle-ci :

• Bons d’achat et bons de livraison : services de l’approvisionnement
• Copies de bons de livraison et factures : services comptables
• Copies de facture (à la pièce) et demandes de retour de produit aux fournisseurs: service à la clientèle
• Ententes fournisseurs : direction générale
• Résumés de discussions et évaluations des fournisseurs : aucun service responsable

Comme fin négociateur, vous devez réfléchir à bâtir une stratégie de relation avec vos fournisseurs.

Le « dossier fournisseur électronique » vous permettra d’assembler tous les documents de votre organisation à un seul et même endroit en plus de rendre l’information accessible à toutes les personnes concernées. Vous serez alors apte à mesurer la qualité de vos relations et ainsi, augmenter votre pouvoir de négociation.

Quel outil peut favoriser cette centralisation des données ?

La méthode dans la Gestion de Relation Client (CRM)

Un logiciel de gestion de la relation client efficace vous permet d’intégrer tous les services de votre organisation.

1. Le service d’approvisionnement notera les bons d’achats émis et les réceptions de marchandise (rapidité, produits défectueux ou manquants).
2. Cette note sera vue par le service comptable et permettra une négociation du paiement.
3. Le service à la clientèle sera en mesure d’aviser les clients d’un délai de livraison et ainsi de s’assurer d’une qualité de relation.
4. Enfin, les gestionnaires pourront faire un meilleur choix de leurs fournisseurs avec des indicateurs qualitatifs mesurables.

Pour plus d'information, consultez notre page : Centralisation des informations clients